招待状を送る・渡すために
ほとんどの場合は招待状を郵送でゲストに送ると思います。
その際の注意点やポイントをご紹介します。
手渡しの場合の注意点も載せています。
招待状に入れるもの
まず、用意すべきものの一覧がこちら。
①封筒 ★必須
②招待状本状 ★必須
③返信ハガキ ★必須
④会場案内(地図) ★必須
⑤付箋
⑥その他の案内(送迎バス、美容院、ホテルなど)
⑦ゲストカード
⑧封緘シール
「必須」がついているものはゲスト全員に必ず用意すべきものです。
【必須】①封筒+慶事用切手
これがないと送れません。
手作りしても良いですが、サイズを自由に作ると郵便料金が高くなったり、送れなかったりします。
不安な場合は市販のものを用意しましょう。
切手については後述しますが、慶事用のものを使用します。
【必須】②招待状本状
招待状の本文が書かれているものです。
日時や場所など、全員へ共通の案内はここに書きましょう。
【必須】③返信ハガキ+慶事用切手
ゲストから送り返してもらう、出欠確認のハガキです。
アレルギーの有無を書いてもらう目的もあります。
当然、郵便料金は新郎新婦持ちです。
封筒同様、こちらも切手を貼り忘れないように！
【必須】④会場案内(地図)
会場までの地図です。
ゲストが迷わず来られるように必ず入れましょう。
式場に用意されていることが多いです。
⑤付箋
当日、受付や乾杯を依頼する旨を該当のゲストにのみ伝えるものです。
ただし、付箋で突然お願いするのはNG。
事前に承諾を貰ったゲストに正式な依頼として入れます。
⑥その他の案内
送迎バスや宿泊先を用意している場合は案内を入れておくと連絡が一度で済むので楽です。
返信ハガキに利用有無を書いてもらうのであれば、この時点では不要です。
後日、利用者のみに詳細を送りましょう。
⑦ゲストカード
芳名帳の代わりにゲストカードを書いてもらう場合は、招待状に同封して送っておきましょう。
事前に書いて持ってきて貰えるので、受付の混雑緩和に繋がります。
芳名帳を使用する場合は不要です。
⑧封緘シール
意外と準備を忘れがちなのが、封筒に封をするシールです。
“誰も開けていない証拠”として基本的には貼るものですが、デザイン重視なら無くても良いかもしれません。
せっかく作った封筒のデザインが隠れる……などの事情がないのであれば、なるべく貼りましょう。
手渡しをする場合の注意点
近くに住んでいたり会う予定があったりする場合は、招待状を手渡ししても問題ありません。
その場合も郵送同様に封筒に入れて準備しますが、封筒に住所は書きません。
相手のお名前と、自分たちの名前だけでお渡ししましょう。
自分の住所は連絡先として書いておいても問題ありません。
封筒の糊付けもしません。
封緘シールも不要ではありますが、中身が落ちる心配があるのであれば貼っても良いでしょう。
切手ももちろん不要です。
上記のように、手渡しの場合は「手渡しする用に」準備する必要があります。
「郵送しようと思ったけど、やっぱり会えたから渡すね」というのは失礼にあたります。
※もちろん、仲の良い友達であればあまりその辺りのマナーを気にする人はいません。あくまでも“一般的には”のお話です。
また、郵送では消印の日を大安にする方が多いですが、手渡しの場合はあまり気にする必要はありません。
気になる方は大安にしても良いですが、「仏滅は避ける」程度でも良いでしょう。
「大安だから絶対に今日渡さなきゃ！」と、相手の都合を考えずに渡すことは絶対に辞めてください。
封筒への入れ方
封入物を入れる順番
封筒に封入物を入れる順番には特に決まりはありません。
・読んで欲しい順に入れる
・大きい順に入れる
・全て本状に挟む
など、好みやデザインに合わせて決めてください。
付箋やゲストカードなどで「小さいカード」を入れる場合、ゲストに気づいてもらえないことがあります。
小さいものだけを本状に挟んだり、ヒモなどをつけて目立つようにしたり、見落とされないように工夫しましょう。
他の封入物と同じ大きさの台紙にセットする方法もおすすめです。
封筒へ入れる向き
中身となる封入物は全て上下と表裏を揃えましょう。
縦型と横型の封入物が混在する場合も、縦は縦・横は横で統一しておきます。
封筒に封入物を入れる向きにもいくつかルールはありますが、基本となっているのは「ゲストが読みやすいこと」です。
読みやすくするためであれば、以下のルールから外れてしまっても問題はありません。
あくまでも目安として考えてみてください。
①縦型と横型
基本的には本状が縦型なら縦型の封筒、横型なら横型の封筒を使用します。
この場合は封筒と中身の向きを合わせるだけですので、上下を迷うことはありません。
ただし、招待状(本状)の間に他の物を挟んだ場合などは、取り出した時に中身が落ちないように逆にしておくこともあります。
封筒と中身の向きが違う場合なども悩むかもしれませんが、明確なルールはありませんので状況に合わせて判断してください。
②手渡しと郵送
手渡しの場合は封をしないので、裏面（シールを貼る面）からそのまま開ける人が多いです。
そのため、封筒の裏面から開けたときに中身の表が見える向きで中身を入れます。
郵送の場合は逆に、表面（切手を貼る面）を向けた状態で上部にカッターやハサミを使って開ける人が多いです。
ですので、中身も封筒の表面に中身の表が来る向きで封入します。
「開封した時に最初に見る方を表にして入れる」のがポイントです。
受け取ったゲストが実際にどのような方法で開けるかは分かりませんので、あまりこだわりすぎず決めてください。
中身の向きが上下バラバラでは読みにくいですが、そこが揃っているのであれば封筒の向きに悩む必要はあまりないでしょう。
招待状の郵送
慶事用の切手
招待状の封筒や返信ハガキに貼る切手は「慶事用切手」です。
郵便局などで購入することができます。
重さやサイズによって料金が変わりますので、切手購入の際にサンプルとして招待状を1セット持っていき、郵便局で確認してもらってから購入すると安心です。
貼った切手の料金が足りなかったからと言って、何枚も切手を貼るのはあまり良くありません。
特に封筒も手作りした場合は定形外で想像より高い料金になることもあるので要注意です。
返信ハガキに貼る切手も忘れずに購入しましょう。
封をする前に確認すること
招待状にミスや失礼があってはいけません。
以下は封をする前に確認したいこと4点です。
①記載事項にミスは無いか
作成時に既に確認済みだと思うので大丈夫かとは思いますが、日付や場所だけでも間違っていないか念のためもう一度確認しておきましょう。
②返信ハガキに慶事用切手を貼ったか
封筒の切手は送るために必要なので忘れにくいですが、返信用のハガキにも慶事用の切手をしっかり貼っているでしょうか？
貼り忘れるとゲストに郵便料金を払わせることになります。
注意しましょう。
③必要なものは揃っているか
入れ忘れがあってはいけません。
一人ひとり確認し、漏れがないように封筒に入れていきましょう。
人によって内容が違う「付箋」は特に入れ間違いに注意なアイテムです。
④封筒の住所や名前は間違っていないか
自分の名前ならまだしも、相手の名前を間違うのは大変失礼です。
旧字体や似た字には特に注意し、正しく記載しましょう。
住所を間違えるとそもそも届かないので注意です。
封入物に間違いがないか確認できたら、封をします。
基本的には糊付けしてから封緘シールを貼ります。
シールは剥がれやすいため、シールのみでの封は絶対にNGです。
手渡しの場合は問題ありませんが、郵送の場合は必ず糊付けを行いましょう。
郵送日
多くの場合は「大安」の日を選んで送ります。
可能であれば、ポスト投函ではなく郵便局窓口で出しましょう。
ポストはすぐに回収されないため、せっかく大安を選んでも消印が翌日の日付になってしまう可能性があります。
また、窓口なら切手の貼り忘れにも気付くことができ、当日のうちに対処できます。
普通は早めに返信をするのがマナーではありますが、招待する側としては返信締切日から1～2ヶ月の余裕を持って出すようにしてください。
